Sebelum barang disimpan di sebuah gudang penyimpanan, terdapat beberapa tahapan atau prosedur yang harus dilalui.
Pemeriksaan surat jalan hingga kondisi barang yang tiba harus melalui pengecekan yang seksama.
Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap kondisi barang yang akan disimpan di gudang yang telah disediakan diterima oleh pihak gudang dalam kondisi yang baik dan sesuai kebutuhan.
Jika terdapat kerusakan atau ketidak sesuaian orderan pada barang yang baru saja datang, maka harus segera dilaporkan kepada pihak-pihak terkait untuk tindakan lebih lanjut.
Berikut ini adalah beberapa tahapan atau langkah yang dijalankan pada saat ada barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan atau warehouse atau bisa juga kantor Divisi :
- Bagian penerimaan barang menerima barang dari supplier (terkadang via jasa kurir) atau dari divisi lain dan ditaruh di ruang transit sementara.
- Di ruang transit sementara tersebut, barang di cek / diperiksa :
- Kelengkapan surat (surat jalan / faktur / nota / invoice / lainnya)
- Kesesuaian antara jumlah fisik dengan jumlah yang tertera di surat.
- Kesesuaian orderan dengan barang yang dikirim.
- Kualitas barang (Expired date lama, fisik bagus, fungsi normal, dsb).
- Adapun jika memerlukan pemeriksaan lanjutan (misalnya bahan baku simplisia yang memerlukan pemeriksaan extra) maka setelah di ruang transit kemudian masukkan barang ke ruang karantina dan ajukan permintaan periksa ke bagian Quality Control yang ada di PM.
- Jika barang telah sesuai dengan apa yang diinginkan, kemudian baru dimasukkan ke gudang / kantor / atau tempat lainnya yang order.
